UBO-register: nu ook documenten toevoegen

registreren typmachine
06/01/21

Vennootschappen, verenigingen en stichtingen moeten sinds eind 2019 hun belangrijke aandeelhouders (i.e. hebbende een belang van minstens 25%) melden aan het zogenaamde UBO-register. UBO staat voor “ultimate beneficial owner”, dus de uiteindelijk begunstigde(n) achter een vennootschap of andere entiteit.

Die meldplicht is nu uitgebreid. Het volstaat niet langer om simpelweg te melden wie de uiteindelijk begunstigde is. De informatieplichtigen moeten nu ook “elk document” toevoegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is.

Statuten…

Dat document kan afhankelijk van het specifieke geval een kopie van het aandelenregister zijn, of van de statuten, een aandeelhoudersovereenkomst, een notariële akte… Maar eender welk document dat afdoende aantoont dat de informatie over de uiteindelijk begunstigde “adequaat, nauwkeurig en actueel” is, kan eigenlijk dienstig zijn.

Een Belgische identiteitskaart voegt geen informatie toe en is dus niet bedoeld. Voor niet-Belgen is een kopie van de identiteitskaart daarentegen wel nuttig.

Telkens een UBO wordt toegevoegd, kan men een document mee opladen. Ook nadien kan men nog documenten toevoegen om bijvoorbeeld eerder verstrekte informatie te bewijzen.

Een geruststelling is dat de bijgevoegde documenten enkel toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten, d.w.z. de fiscus en de overheidsinstanties die over de naleving van de witwaswetgeving waken. Het grote publiek heeft geen toegang tot de documenten. Beroepsbeoefenaars die het register raadplegen voor hun klantenonderzoek in het kader van de witwaswetgeving, kunnen ze ook niet raadplegen.

30 april 2021

De verplichting om documenten toe te voegen, geldt sinds 11 oktober 2020 (voor nieuwe meldingen van UBO’s). Voor UBO’s die op dat moment al geregistreerd waren, heeft men nog tijd tot 30 april 2021 om de documenten op te laden.

 

Bron: Koninklijk Besluit van 23 september 2020, Staatsblad van 1 oktober 2020; Mond. Vr. van S. Matheï van 28 oktober 2020